Gestión Documental para empresas

MyDoc es una de las soluciones de gestión documental más completa del mercado

MyDoc Enterprise

Con flujos de trabajo

MyDoc Business

Sin flujos de trabajo

Control

Los documentos siempre controlados, al entrar al gestor documental se les aplica una serie de procesos (Flujos de trabajo) para que lleguen a la persona, dpto, filtro... que corresponda.

Eficiencia

Con MyDOCument los usuarios encuentran todos los documentos de la empresa más fácilmente, reduciendo mucho el tiempo invertido y aumentando en gran medida la productividad.

Seguridad

Con MyDOCument el acceso a los documentos está restringido a los usuarios con permisos adecuados. Todos los documentos, internamente, se guardan cifrados.

MyDOCument Enterprise es una solución de gestión documental diseñada para que las empresas almacenen de manera ordenada todos sus documentos, e integren todos los procesos de negocio basados en ellos. Su sencillez de uso y la posibilidad de adaptarla a las necesidades del negocio, hacen de ella una herramienta perfecta para conseguir el aumento de eficiencia y la reducción de costes que busca cualquier empresa hoy en día.

MyDOCument permite la captura de documentos en papel, de tal manera que cuando los documentos entran en la aplicación son archivados incluso sin intervención del usuario. Los 2 documentos pueden ser digitalizados en el equipo multifuncional, pudiendo elegir desde la pantalla del mismo el destino final del documento.

MyDOCument permite el archivado rápido y sencillo de todo tipo de documentos electrónicos. Los documentos archivados son indexados en base a una serie de metadatos que permitirá recuperarlos posteriormente sin dificultad.

MyDOCument permite recuperar rápidamente cualquier documento realizando búsquedas sobre los metadatos asociados a cada documento. Adicionalmente, los 3 documentos que entran en la aplicación son indexados en base a su contenido completo, lo que permite buscar documentos por cualquier palabra contenida en el mismo. También permite gestionar los documentos almacenados, creando nuevas versiones, reemplazándolos, descargándolos o enviándolos por e-mail.

MyDOCument permite el procesado automático de los documentos y agruparlos por un mismo criterio como por ejemplo la factura y los albaranes de un mismo cliente, evitar duplicados para no pagar dos veces la misma factura, capturar información del propio documento, firmarlo digitalmente o enviarlo por e-mail adaptando el texto en función del cliente o el fichero adjunto y todo ello sin intervención del usuario.

Con MyDOCument es posible interactuar con el ERP de tal manera que se produzca el intercambio de información entre ambas aplicaciones. La información capturada de los documentos almacenados puede ser enviada al programa de gestión, pudiendo igualmente recuperar información vinculada a los documentos contenida en el mismo.

Dado que la gestión de las empresas está vinculada a los documentos que se manejan, toda la información relativa al estado y gestión de los mismos resulta de gran valor. Con MyDOCument podrá ver el tiempo empleado en la gestión de los documentos, medir la eficiencia de los procesos y ver el estado de cada uno de ellos en cada momento.

Flujos de Trabajo, acceso Web, integración con equipos de Kyocera

MyDOCument Enterprise permite integrar los flujos de trabajo de la empresa en la aplicación, de tal manera que los documentos vayan pasando de unos usuarios a otros en base al procedimiento establecido. Los flujos pueden incluir procesos manuales de aprobación, autorizaciones automáticas, captura automática de información del documento, firma electrónica, e incluso notificaciones por e-mail, de tal manera que se pueda replicar exactamente de manera electrónica, el proceso que actualmente se lleve a cabo en papel.

MyDOCument Enterprise es una aplicación Web a la que los usuarios acceden mediante el navegador. Esto permite una gran flexibilidad y sencillez de despliegue. La interfaz Web está desarrollada con tecnologías que permiten que sea muy fácil de utilizar para los usuarios.

MyDOCument Enterprise está totalmente integrado con los equipos multifuncionales de Kyocera, lo que permite que la digitalización y archivo de los documentos en papel se convierta en un proceso muy rápido y sencillo.

Los flujos de trabajo permiten

  • Establecer varios niveles de 5 aprobación. Los documentos van pasando por diferentes empleados que van aprobando o rechazando cada documento en base a una jerarquía.
  • Establecer aprobaciones alternativas. En cualquiera de las etapas de aprobación del documento es posible establecer una que, en lugar de tener que ser realizada por un usuario determinado, puede ser realizada por cualquiera de los usuarios de un grupo.
  • Establecer distintos flujos en base a condiciones. Si un documento cumple una determinada condición (como por ejemplo ser de un determinado tipo o superar un determinado importe), su proceso de aprobación puede incluir un nivel de aprobación diferente al de un documento que no cumple la condición establecida.
  • Extraer automáticamente datos del documento. Como parte del proceso de captura y aprobación del documento, es posible establecer distintos subprocesos en los que se extraiga información del documento 6 de manera totalmente automatizada. Otra funcionalidad disponible es la extracción de datos del documento desde bases de datos externas de otras aplicaciones como ERPs.
  • Enviar automáticamente por e-­‐mail documentos. Los documentos aprobados o rechazados pueden ser enviados por e-­‐mail a los empleados que participan en los procesos documentales.
  • Firmar electrónicamente documentos. Los documentos pueden ser firmados electrónicamente mediante un certificado digital, de tal manera que se les dé validez legal y se garantice su integridad.

Control

Los documentos de su empresa son vitales, con MyDoc estarán totalmente controlados, ya “no se perderán” ni se quedarán anclados en alguna mesa, bajo un montón de papeles.

Eficiencia

Con MyDOCument los usuarios encuentran todos los documentos de la empresa más fácilmente, reduciendo mucho el tiempo invertido y aumentando en gran medida la productividad.

Seguridad

Con MyDOCument el acceso a los documentos está restringido a los usuarios con permisos adecuados. Todos los documentos, internamente, se guardan cifrados.

Búsqueda y recuperación de documentos rápida y eficaz

MyDOCument permite recuperar rápidamente cualquier documento realizando búsquedas sobre los metadatos asociados a estos.

Adicionalmente, los documentos que entran en la aplicación son indexados en base a su contenido completo, lo que permite buscar documentos por cualquier palabra contenida en los mismos.

Ahorre tiempo y dinero.

¿Qué es mydocument business?

MyDOCument es una solución de gestión documental diseñada para que las empresas almacenen de manera ordenada todos sus documentos.

La solución es adecuada para cualquier PYME que busque mejorar sus procesos internos y aumentar su eficiencia en el tratamiento de los documentos.

MyDOCument ha sido creada para gestionar todos los documentos de una empresa, desde que llegan, hasta que se archivan definitivamente. Para llevar a cabo esta gestión, MyDOCument cuenta 2 con distintas funcionalidades orientadas a que los usuarios puedan acceder a sus documentos de la manera más cómoda y eficiente posible.

Beneficios para el cliente

  • Eficiencia de procesos. Los usuarios encuentran todos los documentos de la empresa más fácilmente, reduciendo el tiempo invertido y aumentando la productividad.
  • Control interno. Con MyDOCument toda la documentación de la empresa está mucho más controlada y 3 accesible para los gerentes.
  • Reducción de costes. El sistema permite reducir considerablemente los costes de impresión y almacenamiento. los documentos no se imprimen porque se encuentran con dos clics cuando son necesarios.
  • Mejora del servicio al cliente. La aplicación puede realizar múltiples tareas con automatismos programables. Estos automatismos permiten una gran versatilidad tanto en la ejecución de procesos relativos a clientes (internos o externos) como con la información que se facilita sobre los mismos.
  • Incremento de la seguridad y del cumplimiento normativo. Con MyDOCument el acceso a los documentos está restringido a los usuarios con permisos adecuados.
  • MyDOCument permite la captura de documentos en papel, de tal manera que cuando los documentos entran en la aplicación son archivados incluso sin intervención del usuario.
  • Los documentos pueden ser digitalizados en el equipo multifuncional, pudiendo elegir desde su pantalla el destino final del documento.
  • MyDOCument permite el archivado rápido y sencillo de todo tipo de documentos electrónicos. Los documentos archivados son indexados en base a una serie de metadatos que permitirá recuperarlos posteriormente sin dificultad.
  • MyDOCument permite gestionar los documentos almacenados, creando nuevas versiones, reemplazándolos, descargándolos o enviándolos por e-­‐ mail.
  • Con los documentos archivados en MyDOCument se pueden realizar distintas operaciones como por ejemplo, la creación de nuevas versiones cuando se realizan modificaciones de los mismos. Adicionalmente, los documentos pueden descargarse a Windows con el fin de modificarlos o trabajar con ellos.
  • MyDOCument se integra con las aplicaciones de MS Office, permitiendo el archivado directo de documentos en las bases de datos.
  • Cada usuario de MyDOCument cuenta con un buzón personal en el que puede recibir documentos automáticamente.
  • En los distintos archivadores de MyDOCument se pueden establecer reglas para que se avise de la caducidad de determinados 6 documentos.

Requerimientos de servidor

  • Requisitos de Hardware: Procesador: 1,6 GHz (recomendado 2 GHz) con 2 GB de memoria (recomendado 4 GB)
  • Espacio inicial en disco: 500 MB Espacio en disco según volumen de documentos
  • Sistema operativo: Windows 7/8, Windows Server 2003 SP2/2008/2012 32 ó 64 bits
  • Base de datos: SQL Server 2, Express o Standard
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