Servicios gestionados de impresión para empresas
| Ahorro Usted decide qué se imprime , como se imprime y por qué máquina se imprime. Puede forzar B/N, doble cara, Baja Calidad, … MyQ se encargará de configurar la máquina en función del requerimiento. |
Seguridad Las impresiones pueden ser bloqueadas hasta que el usuario introduzca un Pin en la máquina, que dese utilizar, o acerque su tarjeta de proximidad cumpliendo con la máxima de la LOPD. |
Productividad MyQ se encarga de elegir la máquina por la que más interesa sacar un trabajo. Por ejemplo si una máquina está imprimiendo un trabajo largo puede enviar el suyo a otra que no esté siendo utilizada. |
Controla las impresiones y establece políticas de uso
MyQ permite el establecimiento de políticas de impresión para conseguir una utilización optima de los equipos permitiendo fijar una serie de reglas en base a las características del trabajo que se desea imprimir. Por ejemplo puede establecer que si un documento tiene más de X hojas, se imprima por la copiadora que menos coste de impresión tenga. También puede obligar que un documento se imprima en B/N en vez de en color o que se imprima a doble cara o con más o menos calidad o ...
Controlando los coste de impresión el ahorro puede ser impresionante
Gestión de impresión MPS para empresas
MyQ permite controlar todas las impresiones y copias que se hacen en su empresa
MyQ es una solución diseñada para llevar a cabo una gestión completa de los dispositivos de impresión y digitalización de una empresa. Sus principales funciones son controlar el uso que se hace de los dispositivos y garantizar que los usuarios puedan realizar la tarea que precisen en cada momento (imprimir, copiar, escanear, etc.)
Para poder llevar a cabo estas funciones MyQ se integra tanto con los equipos de Kyocera, como con los servidores de impresión, de tal manera que controla cualquier actividad realizada por los usuarios, almacenando todos los datos 2 recabados para la posterior realización de informes.
Ventajas de gestionar la impresión de tu empresa
- Ahorro de costes. MyQ permite reducir los costes de impresión mediante un adecuado control del uso de los equipos, la eliminación del uso inde-‐ bido y la eliminación de los trabajos de impresión erróneos.
- Aumento de la productividad. MyQ consigue un aumento de la productividad de los usuarios mediante la mejora de la disponibilidad de los servicios de 3 impresión y digitalización y el aumento de la facilidad de uso de los equipos.
- Aumento de la seguridad de la información. La funcionalidad de impresión retenida junto con los perfiles de escaneado personalizables, consiguen que los documentos de los usuarios no sean accesibles por parte de personal no autorizado, lo que redunda en un importante aumento de la seguridad de la información en la empresa.
- Mejora del servicio al cliente y aumento de ingresos. La posibilidad de realizar el cobro del uso de los equipos o de imputar los costes de impresión a los distintos proyectos o clientes de la empresa, permiten a los usuarios de MyQ mejorar el servicio a sus clientes y aumentar los ingresos derivados de los servicios de impresión.
Funciones del software de gestión de impresión MyQ
- IMPRESIÓN FOLLOW-ME
Los usuarios imprimen los trabajos y retiran las impresiones en cualquiera de los equipos disponibles. La función Follow-me es compatible con multifuncionales e impresoras. - PERSONALIZACIÓN DEL PANEL DEL MULTIFUNCIONAL POR USUARIO
La aplicación se puede configurar para que a cada usuario o grupo de usuarios le aparezcan determinados botones en pantalla que hagan referencia tanto a diferentes destinos para documentos escaneados, como a programas de 5 copia o aplicaciones instaladas en el equipo. - ELABORACIÓN DE INFORMES DE USO Y CONTABILIDAD
La aplicación cuenta con un avanzado módulo de informes que permite conocer exhaustivamente el uso que cada persona o departamento ha hecho de los equipos. - INTEGRACIÓN DE OCR
Con el OCR integrado los usuarios pueden escanear documentos en papel y obtener ficheros de texto editables en formatos PDF texto, Word, Excel o Power Point. - FUNCIONALIDADES ADICIONALES
Establecimientode cuotas de uso. La aplicación permite establecer cuotas de impresión en base al número de impresiones, o en base al coste de las mismas. Si se establece una cuota en base al número de impresiones, en el momento en que el número de páginas impresas por el usuario lo exceda, se bloqueará la posibilidad de seguir imprimiendo o se le enviará un e-mail de aviso.
MyQ permite configurar las colas de impresión para que realicen balanceo de carga entre diferentes equipos a la hora de enviar los trabajos de impresión.
Permite asignar todas las impresiones realizadas al proyecto al que pertenezcan, de tal manera que posteriormente se puedan obtener informes del gasto en impresión vinculado a cada uno de ellos.
MyQ permite asignar costes a proyectos concretos, cuando imprime o fotocopia se le pide que indique al proyecto que pertenece
Requisitos para utilizar MyQ
PC a 2 Ghz y 2 GB Ram con Windows.
Preguntas frecuentes sobre servicios gestionados de impresión
¿Qué son los servicios gestionados de impresión (MPS)?
Consisten en gestionar de forma centralizada todos los dispositivos de impresión y digitalización de la empresa en lugar de tratarlos como máquinas independientes. Trabajamos con MyQ, una solución que controla el uso que se hace de los equipos y garantiza que cada usuario pueda imprimir, copiar o escanear cuando lo necesite. Se integra con los equipos de Kyocera y con los servidores de impresión, controlando cualquier actividad de los usuarios y almacenando los datos para elaborar informes posteriores.
¿Puedo evitar que se impriman documentos a todo color sin necesidad?
Sí. Tú decides qué se imprime, cómo se imprime y por qué máquina. Se pueden establecer políticas que fuercen el blanco y negro, la doble cara o una calidad menor, y MyQ configura la máquina según ese requerimiento. Las reglas pueden depender de las características del trabajo: por ejemplo, que un documento de más de un número determinado de hojas salga automáticamente por la copiadora con menor coste por página.
Se quedan documentos olvidados en la bandeja, ¿hay forma de evitarlo?
Sí, con la impresión retenida: el trabajo queda bloqueado hasta que el usuario se identifica en la máquina con un PIN o acercando su tarjeta de proximidad. Así, los documentos no salen hasta que hay alguien delante para recogerlos, lo que evita que información de la empresa quede accesible a personal no autorizado y elimina de paso las impresiones que nadie llega a recoger.
¿Tengo que ir a la impresora concreta desde la que envié el trabajo?
No. Con la impresión Follow-me, envías el trabajo y lo retiras en cualquiera de los equipos disponibles, tanto multifuncionales como impresoras. Además, MyQ elige la máquina por la que más interesa sacar cada trabajo y permite balancear la carga entre equipos: si una máquina está ocupada con un trabajo largo, el tuyo puede salir por otra que esté libre.
¿Puedo imputar el gasto de impresión a cada cliente o proyecto?
Sí, y es una de las funciones más útiles para despachos, estudios y empresas que trabajan por proyectos. Al imprimir o fotocopiar se solicita al usuario que indique a qué proyecto pertenece el trabajo, y después se obtienen informes del gasto de impresión vinculado a cada uno. También permite cobrar el uso de los equipos, de modo que la impresión puede dejar de ser solo un coste.
¿Se puede limitar cuánto imprime cada persona o departamento?
Sí, mediante cuotas de uso, que pueden fijarse por número de impresiones o por coste. Cuando un usuario supera su cuota, el sistema bloquea la posibilidad de seguir imprimiendo o le envía un correo de aviso, según se configure. El módulo de informes permite además conocer con detalle el uso que cada persona o departamento ha hecho de los equipos; puedes ampliar esa parte en control y monitorización de impresoras.
¿Sirve también para escanear documentos en papel?
Sí. Con el OCR integrado, los usuarios escanean documentos en papel y obtienen ficheros de texto editables en PDF con texto, Word, Excel o PowerPoint. Además, el panel del multifuncional se personaliza por usuario o grupo, de forma que cada persona vea en pantalla los botones que le corresponden, ya sean destinos de escaneo o programas de copia. Si quieres ir más allá y organizar esa documentación, puedes consultar nuestro gestor documental.
¿Cuánto se puede ahorrar y qué hace falta para instalarlo?
El ahorro procede de tres vías: el control del uso de los equipos, la eliminación del uso indebido y la desaparición de los trabajos de impresión erróneos. Cuánto supone en tu caso depende de tu volumen actual, y para eso está nuestro estudio de costes de impresión, que es el punto de partida habitual. En cuanto a requisitos, MyQ necesita un PC con Windows, procesador a 2 GHz y 2 GB de RAM.
