Gestor documental para empresas
Software de gestión documental para digitalizar y organizar documentos
Software de gestión documental Kyocera Solpheo Suite.
¿Qué es Solpheo Suite y para qué sirve?
Solpheo Suite es la plataforma de gestión de contenido empresarial más completa del mercado. Incluye la capacidad de almacenar y compartir documentos, trabajar en un entorno colaborativo, gestionar toda la información, las tareas y procesos de tu empresa. Optimiza tu forma de trabajar, trabaja como, con quien y donde quieras de manera segura.
Aumenta tu capacidad de gestión
Con su avanzado modulo documental podrás centralizar la información y la organización. Trabajarás con cualquier tipo de archivos. Llevarás toda tu documentación en cualquier dispositivo y podrás consultarla desde cualquier lugar. Dispondrás de un entorno de trabajo inteligente, ganando tiempo y ahorrando costes.
Ordena tu espacio de trabajo
Se adecuará a las necesidades de tu forma de trabajar, porque puedes compartir archivos y carpetas.
Crearás espacios de trabajo tanto para tu trabajo personal como para trabajar en equipo.
Y lo que es más importante, dispondrás de todo el contenido centralizado para que puedas hacer búsquedas inteligentes. Tu información estructurada en una única herramienta.
Digitalización y automatización de documentos.
Automatiza los flujos de tus documentos
Con la captura y automatización inteligentes mejora tus flujos de trabajo documentales fácilmente. Combina las múltiples herramientas de extracción y proceso de información (OCR, códigos de barras, etc.) integrándolo con la funcionalidad de gestión documental de Solpheo o sistemas de terceros, controlando la ejecución de tus flujos. Aplicada a una operación eficiente magnificará tu eficiencia.
Afina los procesos de negocio de tu empresa
Diseña, controla y mejora los procesos de negocio de tu empresa para optimizar tu operativa de trabajo, reduciendo los tiempos de gestión y los costes asociados a los mismos para trabajar de una forma más eficaz y eficiente. Con el valor añadido que aporta la automatización y capturas inteligentes integradas dentro de tu Modulo de procesos.
Acorde a tus procesos personas y técnologias
Automatiza las tareas y procesos empresariales para mejorar la eficiencia de tu negocio con la integración de un Modulo de procesos. Los procesos, las personas y las tecnologías son la clave para mejorar el éxito de tu empresa.
Nuestro modulo es un elemento clave y diferenciador dentro de la estrategia de tu negocio. La herramienta indispensable de gestión operativa y empresarial.
Otras soluciones de gestión documental para empresas
Y por supuesto, tambien disponemos de otras soluciones de gestión documental, que se adaptan a las necesidades concretas de cada cliente, logrando con ello optimizar sus procesos, ahorrar espacio, ayudar en la busqueda de los documentos, ser más eficientes, ganando rentabilidad y disminuyendo sensiblemente la impresión, con lo que además colaboramos a la sostenibilidad del planeta ayudando a que nuestros clientes reduzcan significativamente su documentación física, bajando con ello el consumo en papel y su gasto energético.
Ponte en contacto con nosotros y uno de nuestros asesores especializados estará encantado de atenderte.
Preguntas frecuentes sobre gestión documental para empresas
¿Qué es un gestor documental y para qué sirve en una empresa?
Es la herramienta que centraliza toda la documentación de la empresa en un único sitio, en lugar de tenerla repartida entre carpetas de red, correos y archivadores. Nosotros trabajamos con Solpheo Suite de Kyocera, una plataforma de gestión de contenido empresarial que permite almacenar y compartir documentos, trabajar en un entorno colaborativo y gestionar la información, las tareas y los procesos de la empresa. El objetivo práctico es que su información quede estructurada en una única herramienta y se pueda encontrar.
¿Puedo acceder a los documentos fuera de la oficina?
Sí. Podrá llevar toda su documentación en cualquier dispositivo y consultarla desde cualquier lugar, trabajando como, con quién y donde quiera de forma segura. Es una de las diferencias frente a tener los archivos en un servidor local: deja de importar desde dónde trabaja cada persona.
¿Cómo encuentro un documento concreto entre miles?
Con el contenido centralizado, la plataforma permite hacer búsquedas inteligentes sobre toda la información de la empresa. Esa es precisamente la razón de centralizar: mientras la documentación esté repartida entre varios sitios, ninguna búsqueda puede ser completa. Además, una de las ventajas que buscamos con las soluciones de gestión documental es ayudar en la búsqueda de los documentos y ahorrar el tiempo que hoy se pierde localizándolos.
¿Qué tipo de archivos admite y cómo se organiza el trabajo en equipo?
Podrá trabajar con cualquier tipo de archivo. En cuanto a la organización, la plataforma se adecúa a su forma de trabajar: puede compartir archivos y carpetas y crear espacios de trabajo tanto personales como de equipo, de modo que cada grupo tenga el suyo sin perder la centralización del conjunto.
¿Hay que meter los documentos en papel a mano uno por uno?
No. La captura inteligente combina herramientas de extracción y proceso de información como el OCR o los códigos de barras, que se integran con la funcionalidad de gestión documental de Solpheo o con sistemas de terceros. Eso permite digitalizar documentación y que la información se incorpore ya clasificada, en lugar de archivar imágenes sueltas que después nadie encuentra.
¿Se puede integrar con los programas que ya usamos?
La captura y automatización inteligentes se integran tanto con la gestión documental de Solpheo como con sistemas de terceros. Si quiere ir más allá y revisar cómo encajan sus flujos de trabajo completos, puede consultar nuestros servicios de consultoría y automatización de procesos y de consultoría IT.
¿Solo trabajáis con Solpheo Suite?
No. Disponemos también de otras soluciones de gestión documental que se adaptan a las necesidades concretas de cada cliente. El criterio no es el producto, sino el resultado: optimizar los procesos, ahorrar espacio, facilitar la búsqueda de documentos y ganar rentabilidad. Póngase en contacto con nosotros y uno de nuestros asesores especializados valorará su caso.
¿Qué se gana digitalizando la documentación de la empresa?
Se gana espacio físico, tiempo de búsqueda y eficiencia en los procesos, y se reduce sensiblemente la impresión. Al bajar la documentación física caen también el consumo de papel y el gasto energético asociado, de modo que la digitalización mejora la rentabilidad y a la vez contribuye a la sostenibilidad. Si además quiere medir qué le está costando hoy imprimir, el punto de partida es un estudio de costes de impresión.
