DeCA, el Documento Electrónico de Control del Transporte de Mercancías: Cómo cumplir Antes del 5 de Octubre

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El transporte de mercancías por carretera en España entra en su fase definitiva de digitalización. A partir del 5 de octubre, el Documento de Control Administrativo pasa a ser exclusivamente digital (DeCA) para todos los transportes públicos de mercancías dentro del territorio nacional y las operaciones de cabotaje.

Continuar emitiendo albaranes tradicionales o cartas de porte en papel tras esta fecha límite no solo deja de tener validez legal: expone a las empresas a inmovilizaciones cautelares del vehículo y severas sanciones administrativas en cualquier control en carretera.

A continuación, analizamos las exigencias del marco regulatorio, qué datos deben presentarse ante una inspección y cómo automatizar la emisión del DeCA sin fricción técnica mediante AHORA One.

¿Qué es el Documento de Control y qué es el DeCA?

El documento de control tradicional: Es el documento oficial que acredita la legalidad de un porte público de mercancías por carretera, registrando la identidad de las partes, los puntos de carga/descarga, los datos del vehículo y la naturaleza del envío.
El DeCA (Documento Electrónico de Control Administrativo): Es la evolución digital de dicho documento. Posee plena validez jurídica y sustituye definitivamente al formato físico mediante un código QR dinámico o acceso electrónico verificable en la nube desde cualquier dispositivo móvil.

Fecha límite: El periodo transitorio concluye el 5 de octubre. A partir de ese día, el soporte en papel queda invalidado para los controles en ruta.

Marco legal: ¿Qué leyes lo regulan?

La obligatoriedad del DeCA se sustenta en tres pilares normativos de cumplimiento estricto:

Artículo 222 del Real Decreto 1211/1990 (ROTT): Dicta la obligación de llevar a bordo del vehículo los documentos de control administrativo debidamente cumplimentados para trayectos interiores y operaciones de cabotaje.
Ley de Movilidad Sostenible: Establece que el 5 de octubre el documento de control de mercancías y la hoja de ruta en transportes públicos de viajeros pasan a ser necesariamente digitales.
Orden FOM/2861/2012 y Resoluciones de la Dirección General de Transporte: Fijan los requisitos técnicos de integridad, inalterabilidad, custodia digital y trazabilidad que debe cumplir cualquier sistema de emisión electrónica.

¿Quién está obligado y qué transportes quedan exentos?

La responsabilidad ante una inspección recae de forma solidaria sobre el cargador contractual y el transportista efectivo:

Están obligados:
- Transporte público profesional de mercancías por carretera en territorio nacional.
- Empresas con flotas de distribución, reparto comercial y logística.
- Carga fraccionada y grupaje: No figuran entre las excepciones; cada envío debe contar con su DeCA correspondiente.
- Operaciones de cabotaje dentro de España.
Están exentos:
- Transportes internacionales en tránsito parcial: Los trayectos internacionales que únicamente discurren de forma parcial por carreteras españolas siguen regulados por los convenios internacionales suscritos por España (como la carta de porte CMR).
- Servicios de mudanzas y auxilio en carretera de vehículos averiados o accidentados.
- Determinados envíos de pequeña paquetería ligera no sujetos a autorización administrativa.

¿Qué datos exige el DeCA y cómo se muestra en ruta?

Durante un control de los Servicios de Inspección o de la Guardia Civil de Tráfico, el transportista ya no necesita portar albaranes físicos. Es suficiente con mostrar el código QR en la pantalla de su teléfono o tablet.

El documento debe recoger de manera inalterable:

Campo Obligatorio	Detalle Exigido por Inspección
Identificación de partes	Nombre, razón social y NIF del cargador y del transportista efectivo.
Puntos de ruta	Direcciones completas de recogida y lugar exacto de entrega.
Datos del vehículo	Matrícula del vehículo tractor y matrícula del remolque o semirremolque.
Datos de la carga	Naturaleza de la mercancía, peso bruto total y número de bultos.
Temporalidad	Fecha y hora de expedición del servicio.

Cómo emitir y gestionar el DeCA en minutos con AHORA One

Adaptarse a la nueva normativa no exige contratar plataformas externas complejas ni duplicar la carga administrativa. Con el software de gestión en la nube AHORA One, el DeCA se genera directamente desde el flujo de ventas y albaranes de tu día a día.

Videotutorial: Cómo cumplir con el DeCA en AHORA One antes del 5 de octubre en YouTube.

Procedimiento paso a paso dentro del ERP:

Activación sin coste adicional: Desde la sección de Configuración general > Documentos, marca la casilla Documento electrónico de control administrativo (DeCA).
Cumplimentación desde el Albarán de Venta: Al generar o editar tu albarán en Ventas > Albaranes, completa los campos dentro de la pestaña Datos de envío (matrículas, transportista, NIF, peso y direcciones).
Generación automática del PDF con QR en la nube: Haz clic en la opción Generar DeCA. El sistema emite un PDF legalmente inalterable custodiado en la nube con su código QR certificado.
Envío directo al transportista: Comparte el documento de inmediato por correo electrónico o por WhatsApp para que el conductor disponga de él en su móvil.
Regeneración dinámica sin cambiar de QR: Si se produce un cambio de última hora en el chófer o el vehículo, solo debes modificar los datos en el albarán y pulsar Regenerar DeCA. El código QR original se mantiene idéntico, dirigiendo a los inspectores a la versión corregida y garantizando la trazabilidad exigida por ley.

DeCA: Que tienen que revisar las empresas antes del 5 de octubre

Antes del 5 de octubre, las empresas que gestionan o encargan el transporte de mercancías deberían hacer una revisión interna que incluya estos puntos:

Determinar con claridad su papel real: si operan como transportista efectivo o como cargador contractual.
Identificar quién es, hoy en día, el responsable de emitir el documento de control.
Repasar el procedimiento actual mediante el cual ese documento pasa del cargador al transportista.
Verificar que el software o sistema que emplean puede generar el DeCA cumpliendo los nuevos requisitos normativos.
Definir de qué forma el conductor recibirá, antes de iniciar el trayecto, el documento o su código QR.
Establecer el sistema de archivo y conservación de estos documentos durante el tiempo que exige la normativa.

Conviene subrayar un punto en particular: aquellas empresas que no se identifican a sí mismas como transportistas deben comprobar si son ellas quienes contratan directamente el transporte de sus productos, ya que en tal caso podrían estar asumiendo, sin saberlo, el rol de cargador contractual.

Preguntas Frecuentes sobre el DeCA (FAQ)

¿Qué ocurre si sigo usando documentos en papel después del 5 de octubre?

La carencia del documento digital obligatorio se considera una infracción tipificada en la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (LOTT), lo que conlleva multas económicas de consideración y la posible inmovilización inmediata de la carga hasta la subsanación del expediente.

¿Tiene validez jurídica un PDF estándar guardado en el teléfono?

No. La normativa técnica exige garantizar la autenticidad, la inalterabilidad y el acceso a la trazabilidad en tiempo real. Los DeCA generados a través de AHORA One están alojados en un entorno seguro en la nube y son auditables mediante código QR dinámico.

¿Se pueden borrar los documentos generados por error?

Por exigencias de control tributario y de transporte, los documentos oficiales emitidos no se pueden eliminar manualmente. Quedan registrados en el historial de trazabilidad del albarán para garantizar transparencia ante cualquier requerimiento de los Servicios de Inspección.

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